Opwijk vergadert volledig digitaal

OPWIJK - Het heeft wat voeten in de aarde gehad, maar het is een feit : vorige week vergaderde het Opwijks schepencollege voor het eerst in zijn geschiedenis volledig digitaal. Of met andere woorden: zonder papier want de tablets werden bovengehaald en agendapunten werden besproken. De collegebeslissingen werden ook digitaal bevestigd zodat deze meteen konden geraadpleegd worden door alle betrokkenen.

De voordelen van het systeem waren tijdens de eerste digitale zitting meteen duidelijk. "Gedaan met de stapels papieren dossier en fotokopieën. De geformuleerde agendapunten zijn uniformer en duidelijker. Iedere schepen beschikt over alle informaties dankzij de ingescande bijlages", klinkt het. "Omdat voorafgaand aan de zitting opmerkingen digitaal kunnen worden geformuleerd, maakte dat een aantal punten direct behandeld werden in plaats van uitgesteld  wegens nog te veel openstaande vragen. Dit leidde tot een efficiëntere vergadertechniek. Meerdere diensten worden betrokken bij de opmaak van een agendapunt, waardoor de interne communicatie wordt verbeterd. De gemeentelijke diensten beschikken nu over een handig systeem om vroegere beslissingen gemakkelijker op te zoeken."
 
Opwijk staat niet stil en sprong mee op de kar van de ‘digitalisering’. Het volgt op die manier het voorbeeld van heel wat Vlaamse gemeenten. De idee dat lokale besturen als het ware vanuit het stof stapels dossiers voor zich liggen hebben, is allang voorbijgestreefd. Digitalisering brengt heel wat veranderingen met zich mee. Deze zijn niet altijd onmiddellijk zichtbaar voor de inwoner, maar achter de schermen wijzigt er wel een en ander. En dat heeft dan weer wél onrechtstreeks een invloed op de dagdagelijkse dienstverlening.

Uniek voor ‘Opwijk’ is dat dit een van de vele stappen is in het integratieproces ‘gemeente en OCMW’. Opwijk heeft daarom besloten het systeem ‘E-besluit’ voor beide organisaties aan te kopen. Dit verhaal past in het rijtje van de verbouwing Gemeentelijk Administratief Centrum II (mét uitrusting van digitale schermen), het samenbrengen van de ondersteunende diensten van beide organisaties en de implementatie van een gezamenlijk logo (en dito huisstijl) voor gemeente en OCMW.

Wat betekent dit nu concreet?

"Er wordt flink bespaard op papier", klinkt het bij het college. "Een cijfer is moeilijk te geven, maar in het verleden werden gewoonweg alle agendapunten (en dus beslissingen) zowel op voorhand (vóór de beslissing) als nadien (nadat de beslissing genomen werd) gekopieerd, afgedrukt voor de voorbereiding en nadien nog eens intern verspreid. Er was ook geen ‘systeem’ of software voorhanden die dit ‘vergaderproces’ mogelijk maakte. Tevens wordt een van de belangrijkste beleidsdoelstellingen van gemeente én OCMW verder gerealiseerd: de werking van beide organisaties efficiënter laten verlopen. Dit nieuw softwarepakket laat de tijd van ‘knip en plakwerk’ achter zich en geeft medewerkers de ruimte om beslissingen inhoudelijk grondiger na te kijken en beter voor te bereiden. Diensten hebben met een simpele muisklik de kans om adviezen aan te vragen. De zittingsleden kunnen zich op voorhand voor bepaalde punten ‘akkoord verklaren’ of commentaar geven. Op die manier verloopt het besluitvormingsproces vlotter."

Bovendien stopt het verhaal hier niet. Het nieuwe systeem laat toe dat deze software kan gekoppeld worden met andere softwarepakketten binnen gemeente en OCMW om op termijn nog meer processen digitaal te laten verlopen. Het is met andere woorden een mooi begin van de uitbouw van een moderne ICT omgeving. Efficiëntie en dienstverlening kunnen wel degelijk hand in hand gaan in een lokaal bestuur.

Op dinsdag 16 juni zal het vast bureau van het OCMW voor het eerst digitaal vergaderen. In het najaar komen ook de beide raden (gemeenteraad en de OCMW- raad) aan bod.


Nieuws melden Adverteren op Persinfo?