De gemeente Ternat is meer dan 600.000 euro aan inkomsten mislopen door gebrekkige communicatie en opvolging ten gevolge van onderbezetting van de diensten. Dat zijn onder meer de conclusies van een externe audit in het dossier rond RUP Cleyn Reuken.
Meerderheidspartijen CD&V en Volks en Voor Ternat hebben gisteren in alle transparantie de resultaten van de onderzoeken n.a.v. de gemiste inkomsten ten gevolge van het RUP Cleyn Reuken voorgesteld aan de gemeenteraadsleden. Lees eerst : Nieuw bestuur vraagt externe audit rond rup cleyn reuken
Onduidelijke rollen
BDO – Risk Advisory Services voerde een audit van het proces planbaten uit binnen de gemeentelijke
administratie. Er kan volgens hen op geen enkele manier bewuste nalatigheid, fraude of kwade wil
vastgesteld worden. Wel komt één bevinding als concrete rode draad naar boven uit de procesaudit: er is een gebrek aan communicatie en opvolging. De administratie heeft zich sinds 2009 niet tijdig de relevante nieuwe regelgeving en bijhorende procedures eigen gemaakt. Er zijn onduidelijke rollen en verantwoordelijkheden. Aangezien er slechts één deskundige ruimtelijke ordening is, is er te weinig continuïteit. Er is een gebrek aan vier ogen principe en supervisie.
Het college heeft beslist dat deze audits toegevoegd worden aan het evaluatiedossier van de betrokken
personeelsleden. Deze rapporten zullen dus meegenomen worden bij de beoordeling van hun functioneren.
Deze conclusie van BDO – Risk Advisory Services komt niet uit de lucht gevallen. In 2015 voerde CC Consult al een doorlichting uit van de volledige organisatie. Volgende structurele problemen werden vastgesteld:
- Geen duidelijke communicatielijnen en informatiestroom (horizontaal + verticaal)
- Te weinig structureel overleg binnen diensten en organisatie breed
- Sommige leidinggevenden oefenen hun leidinggevende rol onvoldoende uit
- Versnippering van bevoegdheden
- Te grote span of control voor de gemeentesecretaris
- Ad hoc werking
- Niet altijd logische/duidelijke clustering van taken + geen duidelijke toewijzing van taken
- Geen structurele rapportering
- Geen structurele back-up
- Geen ontwikkelcyclus
CC Consult stelde als oplossingen voor om een nieuw organogram uit te bouwen met de focus op:
- Uitbouw van een middenkader
- Logische clustering van diensten & taken
- Deskundigheid en beleidsondersteuning
"Helaas heeft de toenmalige politieke meerderheid beslist om hier niet onmiddellijk gevolg aan te geven. Ook in het dossier van fraude door een gemeentelijke ambtenaar m.b.t. het zwembad dat in februari 2018 aan het licht kwam, bleken al de gevolgen van de gebrekkige organisatie", klinkt het bij CD&V en Volks en Voor Ternat.
Het nieuwe bestuur heeft nu beslist om wel een nieuwe organisatiestructuur uit te bouwen:
- De organisatie wordt opgedeeld in drie grote afdelingen, met telkens een middenkader aan het hoofd.
- Er wordt een bijkomend diensthoofd aangeworven om ruimtelijke ordening aan te sturen, zodat er twee
experten op het vlak van ruimtelijke ordening in de organisatie zijn en ingewikkelde dossiers door
deze twee personen kunnen gecontroleerd worden.
- De personeelsdienst wordt versterkt zodat het personeel en de organisatie beter ontwikkeld wordt.
- Er komt een communicatiedeskundige om de interne (en externe) communicatie te verbeteren."
- De gemeente heeft ook verschillende procedures op punt gesteld zodat het mislopen van planbaten niet meer kan voorvallen: Het extern bureau dat de ruimtelijke uitvoeringsplannen wordt verantwoordelijk gesteld voor de ingave van de plannen in het systeem van de Vlaamse overheid:
“Alle documenten worden digitaal aangeleverd, zodat o.a. de digitale uitwisseling conform kan uitgevoerd worden (Ingevolge het ‘Besluit van de Vlaamse Regering betreffende het geïntegreerde planningsproces voor ruimtelijke uitvoeringsplannen, planmilieueffectrapportage, ruimtelijke veiligheidsrapportage en andere effectbeoordelingen’ van 17/02/2017 moeten ruimtelijk verordenende plannen en verordeningen vanaf 01/06/2018 worden uitgewisseld via een digitaal platform (art 24). Dit betekent dat vanaf die datum de gegevens moeten uitgewisseld worden conform de richtlijnen van het uitwisselplatform voor digitale
stedenbouwkundige informatie (DSI). De input van alle stappen (vanaf startnota tem definitieve goedkeuring incl ev plancompensaties) worden ingevoerd door de dienstverlener. De dienstverlener draagt in deze de verantwoordelijkheid voor de correcte ingave in het DSI. Er is een richtlijnenboek voor het DSI-platform.”
- Voor de zekerheid wordt elk RUP opgeladen in het DSI, zonder dat de dienst ruimtelijke ordening zelf
oordeelt of er eventuele planbaten (of planschade) kunnen zijn.
- Alle RUP’s waarvoor het nog niet te laat is, worden alsnog ingevoerd in het DSI: RUP Voet van Keizer
Karel en RUP Verdoodt.
- Bij de definitieve vaststelling van nieuwe RUP’s door de gemeenteraad wordt duidelijk aangegeven
welke planbaten (of planschade) van toepassing kunnen zijn.
Naar de toekomst toe heeft het nieuwe bestuur van CD&V en Volks en Voor Ternat dus de nodige maatregelen genomen.
Wat het RUP Cleyn Reuken betreft, onderneemt de gemeente nog volgende stappen:
- Het college heeft De Marie uitgenodigd voor een gesprek over planlasten Cleyn Reuken.
- De geleden schade wordt aangegeven bij de verzekering burgerlijke aansprakelijkheid van de
gemeente. “De persoonlijke aansprakelijkheid van personeelsleden van publieke rechtspersonen die
werken in ondergeschikt dienstverband is beperkt tot de schade die zij aan derden of hun werkgever
veroorzaakt hebben door hun opzet, zware fout of de lichte fout die bij hen eerder gewoonlijk dan
toevallig voorkomt.”
Hiertoe wordt het rapport van GD&A, BDO en de berekening van de planbaten van
Cleyn Reuken overgemaakt.
De gemeente onderzoekt of mogelijke procedurefouten in het RUP aanleiding kunnen geven tot
vernietiging van het RUP. "Hiermee willen we elke mogelijke piste tot gehele of gedeeltelijke recuperatie van de planbaten bewandelen. Op de gemeenteraadscommissie werd unaniem afgesproken om in dit dossier over de partijgrenzen verder samen te werken en het dossier samen nog meer in de diepte te gaan bekijken. Het belang van de gemeente staat daarbij voorop. De commissie kwam unaniem overeen dit dossier op de volgende raadscommissie opnieuw ten gronde te behandelen."