De gemeenteraden van Galmaarden en Herne keurden het principe en de kostenraming goed voor de overgang van de drie informatica-systemen van Gooik, Galmaarden en Herne naar één systeem voor Pajottegem. De 3 gemeenten hebben in de voorbije jaren elk hun eigen omgeving uitgebouwd met een eigen netwerk, servers, applicaties, telefonie, enzovoort. Eén goed werkend informatica-systeem is noodzakelijk en van het grootste belang voor de goede werking van de nieuwe gemeente Pajottegem. Het zal onder meer rekening houden met het beoogde dienstverleningsmodel.
De weg naar één systeem leidt langs twee paden:
- Er is een overgangssysteem waarin de huidige 3 systemen met elkaar verbonden worden, en waarin nog een aantal toepassingen enkele jaren zullen blijven werken.
- Daarnaast wordt één nieuw informatica-systeem opgezet waarnaar alle medewerkers op 1 januari 2025 zullen overstappen en waarin geleidelijk alle toepassingen zullen werken. Alle gegevens moeten naar dit nieuwe systeem worden overgezet. Dat systeem moet dus grotendeels klaarstaan vóór de start op 1 januari 2025.
Het project omvat het netwerk, het systeem van gebruikers en hun gegevensopslag, de telefonie, de uniformisering van de digitale werkomgeving, de beveiliging en de ondersteuning van de toepassingen van de verschillende diensten.
Tegelijk worden stappen gezet in de vervanging van oude netwerkonderdelen, de eenvormigheid van het netwerk voor alle diensten en de overstap naar nieuwe technologie.
De geraamde totale investeringskost van 812.000 euro over 5 jaar valt dan ook uiteen in een deel kosten eigen aan de samenvoeging en een deel kosten van vervanging en verbetering. Er worden ook 104.000 euro jaarlijkse ondersteuningskosten voorzien.
“Heel deze operatie moet na 3 à 5 jaar leiden tot jaarlijkse kostenbesparingen voor meerdere honderdduizenden euros ten opzichte van de kosten in de 3 aparte gemeenten”, zegt schepen Ludo Van Paepegem.
De gemeente Galmaarden organiseert deze overheidsopdracht en moet daarvoor mandaat krijgen van Gooik en Herne. Vóór 1 januari 2025 worden de kosten evenredig verdeeld over de 3 gemeenten Gooik (37,58%), Galmaarden (35,54%) en Herne (26,88%). Nadien is er maar één gemeente meer.