MOL Natuurpunt is niet gelukkig dat het geen antwoord kreeg op hun aanvraag om vorig jaar hun 17e ‘Tentoonstelling inlandse amfibieën’ te organiseren. Dat staat te lezen in hun ledenblad van februari 2022. Gemeenteraadslid Geert De Cuyper (Lennik² - NVA) stelde zich op de gemeenteraad vragen over het beantwoorden van briefwisseling aan het gemeentebestuur. Daarover zijn wel al eens meer klachten te horen.
Natuurpunt MOL stuurde een brief met de vraag of de gemeente medewerking kon verlenen aan de jaarlijkse amfibieëntentoonstelling van 7 t.e.m. 11 februari 2022. “Toen er op 16/11/2021 van de gemeente nog geen enkele reactie was gekomen, werd een herinneringsbericht gestuurd naar de schepen. Op 28 december 2021, dag van de maandelijkse vergadering, was er echter nog steeds geen reactie. Toen was het evenwel al te laat om nog met kans op succes de scholen te gaan uitnodigen en bovendien was de covid-19 situatie ondertussen van dien aard dat de tentoonstelling waarschijnlijk, hoe dan ook, niet zou mogen doorgaan. Achteraf gezien zou het dus niets gewijzigd hebben aan de situatie, maar we vinden het toch ongehoord dat een gemeentebestuur helemaal niet reageerde op onze vraag”, aldus het artikel.
De Cuyper wilde van het schepencollege weten hoe de registratie van de briefwisseling van de gemeente en aan de diensten gebeurt.
Burgemeester Irina De Knop (LVB-Open-VLD): “Ik kan u gerust stellen dat alle briefwisseling wel degelijk dagelijks wordt ingescand en geregistreerd in het postregistratiesysteem. Via dit systeem wordt de briefwisseling toegewezen aan de juiste diensten. De e-mailregistratie gebeurt niet centraal door het secretariaat. Het is aan ieder personeelslid om zelf belangrijke e-mails te registreren in het postregistratiesysteem. U kan begrijpen dat wanneer, in de wereld waarin meer dan 90 % van alle berichtgeving die binnenkomt digitaal is, dat niet al die e-mails in het postregistratiesysteem terecht komen, maar wel de eerder formele e-mails. Schepenen kunnen e-mails registreren door ze door te sturen naar het secretariaat of de bevoegde diensten. Zij kunnen niet zelf post registreren.
“Het is praktisch onmogelijk om alle brieven door te sturen naar alle leden van het schepencollege. De collegeleden hebben wel toegang tot de digitale postbak van de diensten maar dat systeem is verouderd. Er werd een nieuw postregistratiesysteem gegund dat ook aansluit bij het notuleringspakket waardoor het ook gemakkelijk zal zijn om poststukken te raadplegen door de schepen zelf.”
“De uitgaande post wordt door de dienst opgemaakt in overleg met de betrokken schepen en wordt altijd geregistreerd. De te tekenen brieven worden voorgelegd aan de bevoegde schepen en niet aan alle leden van het college.”
“Ik vind het vreemd dat we dit op de gemeenteraad moeten bespreken aangezien dat al uitgebreid teruggekoppeld is met de betrokkenen”, aldus De Knop. NVDR: Het artikel stond pas in het ledenblad van MOL Natuurpunt van februari 2022.
Milieuschepen Hendrik Schoukens trekt het boetekleed aan
“Er is een brief gestuurd door MOL en die brief is geregistreerd maar is niet tot bij mij gekomen omdat de ambtenaar er mee aan de slag ging. Omdat we in volle COVID-periode waren was dit wellicht in het hoofd van de ambtenaar geen prioritaire actie omdat de kans dat dergelijke activiteit in die periode zou kunnen doorgaan, erg klein was. Er is op 16 november dan naar mij een mail gestuurd. Ik zal hier het boetekleed aantrekken want ik word soms overstelpt door mails. Ik heb die mail, ofwel over het hoofd gezien of heb misschien ook gedacht dat het door de COVID minder prioritair was. Hoe dan ook heb ik die mail niet meteen beantwoord en pas begin januari opgemerkt dat ik die mail had gemist. Die herinneringsmail was alleen naar mij gericht waardoor de ambtenaar die ook niet gezien heeft. Ik heb toen geantwoord dat gelet op de COVID-situatie de kans klein was dat de activiteit kon plaats vinden, rekening houdend met de schoolproblematiek die toen heel erg speelde. Ik heb toen ook gezegd dat men mij ook altijd telefonisch mag contacteren om me er op te wijzen dat ik op dat punt in gebreke blijf. Onze verontschuldigingen aan MOL Natuurpunt, maar ondertussen loopt de samenwerking weer vlot, zoals met de paddenactie op 4 plaatsen in de gemeente”, aldus Schoukens (Groen).
“Ik begrijp dat men iets over het hoofd kan zien, maar ik heb dit aangebracht omdat ik de bewoordingen in het artikel in het tijdschrift nogal zwaar vond”, besluit Geert Cuyper, die evenals Hendrik Schoukens meewerkt aan de paddenactie. Maar beiden hebben ze dit jaar nog geen pad gezien.
Bij MOL Natuurpunt wordt bevestigd dat de plooien met de gemeente glad gestreken zijn. De vereniging hoopt om volgend jaar weer een tentoonstelling te kunnen houden.